【Salesforce】共有ルールの使い方

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Salesforceの共有ルール Salesforce

こんにちは、にいるです。

今回は、「共有ルールの使い方」について説明したいと思います。

【ヘルプ】共有ルール
【ヘルプ】共有ルールの作成

1.共有ルールとは

共有ルールとは、レコードへのアクセス権限を拡張する機能で、各オブジェクトに設定する機能です。
1つのオブジェクトには最大300個の共有ルールを設定することができます。
レコードを共有できる対象は、公開グループ、ロール、またはテリトリー内のユーザになります。

共有ルールで、組織の共有設定よりも厳しい制限を設定することはできません。
特定のユーザにより強いアクセス権を許可することのみ可能です。

※例えば、組織の共有設定で更新可能の場合、共有ルールで参照のみにすることはできません。

ルールタイプ 共有先 アクセスレベル
条件ベース
所有者ベース
テリトリー
ロール
公開グループ
非公開
参照のみ
参照・更新
フルアクセス

条件ベースというのは、項目の値が特定の場合にルールが適用されるルールです。
例えば、取引先にVip項目があるとして、それがTrueなら経営陣ロールにも共有するといった感じですね。

所有者ベースは、レコードの所有者に基づいて適用されるルールです。
例えば、レコードの所有者が新人の場合に、メンターにも共有するといったことが可能になります。

2.共有ルールの設定方法

続いて、共有ルールの設定方法を見ていきたいと思います。
やることは4つで、すべて[設定]→[共有設定]から設定が可能です。

# 共有ルールの設定でやること
1 所有者ベースか条件ベースか決める
2 共有するレコードを決める
3 共有先を決める
4 共有先のアクセスレベルを決める

2-1.所有者ベースの共有ルール

実際に、共有ルールを作成していきたいと思います。
まずは所有者ベースの共有ルールです。

今回は、営業担当者の所有するリードレコードをCEOに共有するというルールを作成します。
最初に共有ルール名や、説明を入力します。
次に、ルールタイプで「レコード所有者に基づく」を選択して、あとは共有元と共有先とそのアクセスレベルを定義するだけです。

 
所有者ベースの共有ルール
 

これで完成です。

所有者ベースの場合は、所有者が変更されるとルールも再計算され、レコードが見えなくなるユーザが発生するので注意しましょう。

2-2.条件ベースの共有ルール

続いて、条件ベースの共有ルールです。
今回は、リードのソース値が「セミナー」の場合に、他のユーザへ共有するというルールを作成したいと思います。
 
Salesforceの共有ルール
 

簡単ですね。
事前にこういう時はこうしたい、という要件をユーザから聞いておけばそれ通りに設定するだけです。

3.まとめ

いかがでしたでしょうか。

共有ルールを使用すれば、動的なレコード共有が可能になります。
チームは条件指定ができないですが、共有ルールを使用することでより柔軟なレコードの共有が可能になりますね。

ただし、逆に共有ルールは再計算されるので、今まで見えていたレコードが見えなくなることもあります。
その点も踏まえて、うまく使用していきましょう。

皆さんもぜひ色々と試してみてください。
他にも色々と標準機能やSalesforce機能について紹介していますので、ご覧ください。

ではでは!

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