【Salesforce】データガバナンスとスチュワードシップについて

こんにちは、にいるです。

Data Architecture and Management デザイナーの試験範囲に関する記事をまとめたものを自分用に残しておきます。
英語のものがよくわからないので、翻訳してわかりやすいようにしています。

1.なぜデータガバナンスとスチュワードシップ？

顧客情報の一元化されたソースの作成に時間と労力を費やすと、このデータを会社全体で確実に活用するという課題が発生します。
そしてそれは大きな挑戦です。

関連性のない、または不正確なデータは、従業員の生産性を低下させ、妨げます。
顧客エンゲージメント、そしてあなたの競争を優位に立てることができます。

不完全なレコード、古くなった情報や陳腐化した情報、重複などの一般的なデータの問題は、エンタープライズシステムへの信頼を損ない、主要なビジネス機能に影響を与えます。
そのためSalesforceプラットフォームのようなテクノロジーへの投資の価値を最大限に引き出すには、適切なデータを収集し、効果的に管理し、信頼性と関連性を確保するためのポリシーとプロセスを導入する必要があります。

ここで、重要になってくるものが「データガバナンスとスチュワードシップ」です。

データを処理するための適切なフレームワークは、データスチュワードの仕事をより効率的にするだけでなく、マーケティングと販売の取り組みを円滑に実行し続けるのにも役立ちます。

• 顧客データはキャンペーンと販売戦略を推進し、リソースを最大限に活用するのに役立ちます。
• 顧客を確実かつ効果的にターゲットにする機能は、競合他社よりも有利です。
• より良いデータは、財務、顧客サービスとサポート、および運用機能を改善します。これは、顧客満足度の向上を意味します。

簡単に言えば、適切なデータにより、外科的精度で理解、適応、焦点を合わせ、実行することができます。
ガバナンスとスチュワードシップの計画を作成すると、データの管理に役立ち、データが負債ではなく資産になります。
この記事では、データの現在の状態を評価し、ガバナンスのフレームワークを構築することから始める方法を示します。
また、データを組織の不可欠な部分にするために検討する必要がある主要なスチュワードシップ活動についても説明します。

・用語の定義
多くの人がガバナンスとスチュワードシップは同義語であると考えるかもしれませんが、理解することが重要です。

・ガバナンス
信頼性が高く効果的な顧客データを確保するためのルールとポリシーを確立します。
これらのルールは、データ資産の使いやすさ、品質、およびポリシーコンプライアンスを確保するためのプロセスとプロトコルを定義します。

・スチュワードシップ(財産の管理と運用)
データガバナンス計画の順守とサポートを確実にするために、戦術的な役割と活動を実施します。
これには、計画を支持する人の割り当て、および顧客データの監視と保守のための戦略の開発が含まれます。

2.データの状態を評価する

ガバナンスとスチュワードシップの計画を立てる前に、組織内のデータの現在の状態を深く理解することが重要です。
いくつかの重要な質問と調査により、最初に注力すべき場所と、将来改善できる場所が明らかになります。

データがどのように管理されているか、または管理されていないかを理解することも重要です。
そうすれば、悪い行動を排除し、ベストプラクティスを促進することができます。
いくつかの簡単な質問により、組織のデータに対する現在のアプローチを評価できます。

2-1.顧客データを使用しているのは誰ですか？

組織内で誰が顧客情報を使用しているかを明確に把握し、顧客のニーズに最適なデータを提供できるようにします。
レポートを実行して、誰がデータを作成して最後に変更したか、およびデータを表示している頻度を確認します。
さまざまなチームがデータをどのように使用するかを理解することが重要であるため、ユーザがデータにアクセスする場所をメモしておきます。

2-2.データに対するビジネスニーズは何ですか？

技術的なニーズとプロセスに没頭する前に、ビジネスのニーズとデータの優先順位について考え、話し合うことが重要です。

あなたはそれを最も使用する人々に直接聞くことによって、有用なデータ品質情報を得ることができます。
これには、ユーザの単純なシャドウイング、ディスカッション、またはプロセスに関する特定の問題点や考えについてユーザをポーリングすることも含まれます。

エンドユーザと話し合って、さまざまな部門内のデータニーズを理解し、ガバナンスとスチュワードシップが対処できる問題を発見します。
ユーザが今知っていること、知っておくべきこと、知りたいことを学ぶことは、ギャップを特定し、将来の目標を立てるのに役立ちます。

2-3.どのデータが最も使用されていますか？

CRMシステムを確認しながら、各レコードタイプで最も完全な項目と、最も頻繁に変更される項目を確認します。
これは、実際に使用されているデータを特定するのに役立ちます。

次に、ユーザがそのデータで何をしているのかを知ることが重要です。

彼らはそれを他のシステム、倉庫、またはアプリケーションに送信していますか？
データ項目ごとに、どのビジネスタスクとプロセスが定期的に通知されますか？
たとえば、販売手数料の数値を上げるために、商談の値が別の場所に抽出されますか？

2-4.データはどのように使用されていますか？

データのすべての使用がテクノロジーによって完全に追跡されるわけではありません。

ユーザは、データをいつエクスポート、操作、またはロードするか、およびそこからデータをどのように使用するかに関する情報を提供できます。
これらの用途に関連するデータを特定するために、さらにインタビューを行います。
将来の変更がこれらのユーザにどのように影響するかを知るために、これらのプロセスを計画します。

データ品質の測定品質と有用性を決定する次の属性に基づいて、データを確認およびセグメント化します。

年齢：最後に変更された日付からの経過時間
完全性：主要なデータ項目を含むレコードの割合
使用法：レポートまたは他のアプリケーションで最後に使用されてからの時間
精度：信頼できるソースとの照合
一貫性：項目の書式設定とスペルは、レコード全体で同じです（州または県、電話番号、国など）
重複：品質が異なる同一または非常に類似したレコードの量

3.ガバナンス計画を策定する

データの現在の状態を評価したので、データガバナンス計画をまとめるための確固たる基盤ができました。計画のセクションまたは一部として、以下を考慮してください。重要なのは、常に、プロトコルと柔軟性のバランスを維持し、ユーザがデータ標準と品質の所有権を感じられるようにすることです。

3-1.データ定義

データの命名と整理に関する標準を開発して適用します。

データがどのようにキャプチャまたはデータベースに入力されるかを検討し、レコードがシステムに入力されるときにレコードを検証および承認するためのワークフローを作成します。
レコードがその存続期間中に通過する段階を定義します。

定義を作成するときは、ビジネスの使用法と、フィールドレベルに至るまで、特定の種類のデータを所有しているグループを考慮してください。
また、使用法、権限、およびスチュワードシップアクティビティに適用されるデータ型（マスター、参照、トランザクションなど）を定義します。

3-2.品質基準

レコードを測定またはスコアリングする機能など、データ品質の適切な基準を設定します。

評価で行ったように、年齢、完全性、使用法、正確性、一貫性、重複、およびビジネスに固有の他の品質または価値の指標に価値を置きます。
計画の持続可能性に重点を置いて、ユーザが標準をサポートできるように、アプリケーション内に可視データ品質測定を組み込む方法を検討してください。

さまざまなタイプのレコードについて、必須情報とオプション情報を定義します。
たとえば、リードレコードには名前、電子メール、アカウントまたは会社、役職、国が必要な場合がありますが、オプションのフィールドには電話、住所、会社の規模、部門または職務が含まれる場合があります。

多くの企業は、データ品質を維持するためにアカウントの作成をロックダウンしています。
つまり、新しいアカウントレコードは、データスチュワードへのリクエストで開始する必要があります。
しかし、会社が大きくなればなるほど、このプロセスは扱いにくくなります。

より柔軟で情報に基づいた作成プロセスにより、エンドユーザは組織の既存のデータを検索した後にレコードを入力または修正したり、サードパーティの参照を使用して最も正確で完全なレコードを見つけることができます。

一方、重複の作成をブロックしたり、重複レコードが入力されたときに管理者に警告したりするテクノロジーは、データスチュワードに制限を課すことなくデータ品質を提供するための制御と信頼を与えるのに役立ちます。

3-3.役割と所有権

ガバナンスとスチュワードシップに関与するチームメンバーは、自分の役割、この作業に割り当てられる時間、および責任をどのように負うかを知っておく必要があります。
システム内のさまざまなタイプのデータの意思決定力がどこにあるかを詳しく説明します。

概説するRACIモデルを検討してください。

誰が：
責任者がデータを所有している
説明責任者は、サインオフするか、変更を承認する必要があります
相談は情報とサポートを提供することができます
通知を受ける必要がありますが、相談はしません

3-4.セキュリティと権限

規制、法的、および契約上の義務を遵守するために、一貫性のある適切なレベルのプライバシー、機密性、および検証済みアクセスを割り当てます。

さまざまなユーザグループに最も関連性があり、制限または非表示にする必要があるフィールドの概要を説明します。

データアクセス要件は、実際の組織階層とは少し異なる場合があることに注意してください。

3-5.品質管理プロセス

ガバナンス計画のこの最後のセクションは、スチュワードシップ機能に焦点を当てています。
頻度、範囲、所有者、チェックなど、品質管理プロセスの構造の概要を説明します。

クレンジング、重複排除、重複のブロック、マージ、およびレコードへの追加のメソッドを含めます。
シンプルなダッシュボードを使用して追跡できるメトリックによってサポートされる、データの保持とアーカイブのポリシーを作成します。

・マスターデータ管理ツールがSalesforceのパフォーマンスを向上させる方法

マスターデータ管理（MDM）は、システムやアプリケーション全体のデータの一貫性に重点を置いています。

MDMツールは以下を提供します。

• レコード作成支援
• システム全体のメンテナンスを記録する
• 統合管理
• 規制とコンプライアンスの施行
• 企業全体の可視性

SalesforceのオープンAPIプラットフォームは、ゼロからMDMツールを簡単に操作できます。

多くの組織は、プラットフォームのセキュリティ、柔軟性、およびクラウドベースのスケーラビリティを活用するために、Salesforceを顧客マスターにしています。

・80/20の法則に従う
100％正確なデータを追求するために行き詰まらないでください。代わりに、最初に投資を最大限に活用するために、価値の高いレコードに焦点を合わせます。
多くの場合、Salesforceを使用している企業は従来の80/20ルールを見つけます。
データに適用されます。つまり、収益の80％を拘束することができます。
顧客データベースの20％まで。
組織にとって最も価値のあるデータの20％を決定し、ガバナンス計画がそれを改善することに焦点を合わせていることを確認してください。
CRMの残りの情報に取り組む前のデータ。

4.ガバナンス計画を実装する

十分な情報に基づいたデータガバナンス計画を作成することは、顧客情報を最大限に活用するための重要なステップです。
しかし、システムはそれを実行する人と同じくらい強力です。

データの日常の管理者は、今後これらのポリシーを適用する必要があります。
同時に、組織全体でデータを管理することの重要性を強調することが重要です。

スチュワードシップには、各チームメンバーと各部門グループが顧客データを改善するために果たさなければならない部分を割り当てること、および最初のプッシュ後もデータが強力であり続けることを保証する方法を見つけることが含まれます。

データスチュワードシップの重要な側面は次のとおりです。

4-1.データの入力と管理を簡単にします

データを最大限に活用するには、すべての顧客情報がシステムに正しく入力されていることをユーザに確認するように促す必要があります。

これは、使いやすいデータ入力インターフェースと、データの価値を示す指標を提供するダッシュボードまたはスコアリング方法から始まります。
ユーザがデータスチュワードシップに参加するように動機付けるために、到達可能で簡単に追跡できる目標を設定するようにしてください。

アイコンまたはスコアのあるレコードにフィールドを追加して、その品質を表示することを検討してください。
これにより、ユーザは詳細を追加したり、信頼できるソースからのデータを追加したりすることもできます。

情報をすばやく簡単に入力するツールを使用して、自由形式のデータ入力を減らす方法を検討してください。
信頼できるデータプロバイダーを利用する自動化されたデータ収集戦略により、入力エラーが減少し、より標準化された完全な情報が得られます。

4-2.データプロバイダーに依存するのではなく、内部で何を管理できますか？

多くの企業は、業界情報など、サードパーティのデータパートナーが提供する準備が整っているデータを収集するために多大な時間とリソースを費やしています。
内部で管理するデータと外部委託できるデータを決定します。

■内部調達

1. 独自の財務データ
2. 社会保障や支払い番号などの法的に機密性の高いデータ
3. 社内の製品SKUなど、組織に固有のデータ

■外部から調達

1. 名刺データ
2. 会社概要と場所
3. 業界分類の詳細
4. 企業階層のマッピング

4-3.定期的なハウスキーピングにより、データを無駄のない効果的なものに保ちます

システムの価値を最大限に引き出すには、最新の関連データのみをシステムに保持することが重要です。

定期的にデータのクリーンアップを計画し、スケジュールを作成します。

データをクレンジングするための5つの基本的な手順があります。

4-3-1.データを標準化します

データ項目が均一であることを確認するのは少し手間がかかりますが、レコードを検索してセグメント化するときに大きな違いがあります。

最も一般的な問題は、国と州の項目の使用に一貫性がないなど、フォーマットの違いです。
これらの違いは、アドレスの一括更新ツールを使用して自動的に解決できます。
必ず最初に国を更新してから、状態を更新してください。

その他の標準化タスクには、最も一般的なスペルミスの処理、市外局番の問題への対処、ISO（国）コードの混乱の解決、および不正確な値の削除が含まれます。
標準項目（州、国など）に選択リストを使用すると、入力時点での手動エラーを排除するのに役立ちます。

4-3-2.重複を排除します

インバウンドリードを既存のリードや連絡先と比較するなど、レコードタイプ全体の重複を調べることから始めます。

重複をマージする準備ができたら、重複が識別されたら、それらを残りのレコードとマージしてマスターになることができるように、明確に定義されたプロセスを用意する必要があります。

また、エントリポイントでの重複を検出して防止するためのツールを配置することにより、プロアクティブなアプローチを取ります。

4-3-3.データを参照データソースと比較します

高品質で完全なサードパーティのデータソースを使用して、データの正確性を確認し、不足している値でレコードを充実させます。

ソースの信頼性と設定されているルールに基づいて、項目を追加または上書きするトリガーを設定できるため、最新の正確なデータを利用できます。

可能であれば、自動化されたツールを使用して、データを「オフラインファイル」と照合するために必要なリソースを大量に消費する手動の読み込みと準備を回避します。

4-3-4.ルールを作成し、自動クリーニングをスケジュールします

組み込みのSalesforce機能をデプロイして、重複データにフラグを立てたりブロックしたりするルールを作成します。

また、Data.com Cleanなどの自動化ツールを使用して、信頼できるデータソースに対して顧客レコードを定期的にチェック、更新、および強化し、正確性と完全性を確保することもできます。

4-3-5.追跡、報告、および学習します

すべての受信データと編集済みデータを追跡できるように、レポート計画があることを確認してください。

これにより、会社はパフォーマンスを監視し、プロセスを継続的に改善できます。

データ品質のギャップを確認し、スチュワードシップの取り組みに優先順位を付けるダッシュボードとレポートを作成します。

66％の企業は、データ品質に対する一貫性のある一元化されたアプローチを欠いています。

4-3-6.計画に柔軟に対応します

データルールと承認により、ユーザが適切なデータをタイムリーに簡単に入力できるようにしてください。
実装のタイミングが多すぎたり、計画が不十分だったりすると、フラストレーションやデータ入力の失敗につながる可能性があります。

同様に、セキュリティとアクセス管理を考慮することは重要ですが、ユーザの生産性やコラボレーションを妨げるほど制限的にしないでください。
データガバナンスは、データを継続的に改善するための最良の方法に焦点を当てた学習プロセスである必要があります。

ガバナンス計画とスチュワードシップの責任を定期的に確認し、調整や変更を考慮してください。
ガバナンス計画を実装するときは、次の点を考慮することを忘れないでください。

4-3-7.スチュワードシップをすべて手動にすることはできません

データスチュワードシップと品質管理のために手動プロセスに大きく依存している組織はまだたくさんあります。

ある程度の実践的な作業が必要であり、推奨されていますが、データをより効率的に機能させ、付加価値を提供しながら、より適切に制御できるように組み合わせることができるテクノロジーソリューションとアプリケーションが増えています。

4-3-8.スチュワードシップは組織全体で共有する必要があります

「データスチュワード」として指定された特定の人やグループがいる場合でも、データの全体的な管理と保守は、データを使用するすべての人が関与する共通の責任である必要があります。

データスチュワードは、ガバナンスが機能し、データ品質が向上し、組織がデータから最大の価値を得ていることを確認する必要があります。

スチュワードがハウスキーパーとして扱われ、その仕事がエンタープライズアプリケーションユーザによって作成された混乱をクリーンアップすることである場合、プロセスを洗練し、人々の働き方を改善するには不十分なシステムに悩まされることになります。

5.結論

データを正しく管理および利用すると、企業が所有する最も価値があり永続的な資産になります。

優れたデータを維持することは、ガバナンスとスチュワードシップに時間とリソースを投資することを意味します。

より良いデータ慣行により、組織全体で効率と効果を生み出すことができるため、これは何倍にもなる投資です。

5-1.SALESFORCEとDATA.COMについて

Salesforce.comは、エンタープライズクラウドコンピューティングのリーダーです。

主要な営業支援システムとCRMアプリケーションであるSalesCloudを含む当社のソーシャルクラウドおよびモバイルクラウドテクノロジーは、企業がまったく新しい方法で顧客、パートナー、および従業員とつながるのに役立ちます。

Salesforce Data.comは、ビジネス全体の連絡先およびアカウントデータの最高のソースであり、最高の顧客データをナンバーワンのセールスアプリケーションであるSalesforce SalesCloud内に直接提供します。Data.comは次のもので構成されています。

Data.com Cleanを使用すると、組織は、オンデマンドまたはスケジュールに基づいて既存のレコードを更新および強化することにより、Salesforceのリード、連絡先、およびアカウントを最新かつ完全な状態に保つことができます。

Data.com Prospectorは、営業担当者とマーケターが新しいアカウントを簡単にターゲットにして意思決定者を見つけるための包括的な機能を提供します。
これには、手動のデータ入力の代わりにボタンをクリックするだけで、標準化された形式の新しいレコードをSalesforceCRMインスタンスに追加する機能が含まれます。

Sales Cloudユーザ：Salesforce AppExchangeから無料のData.com評価アプリケーションをインストールして、顧客データの状態を確認します。
https://appexchange.salesforce.com/listingDetail?listingId=a0N30000000puBxEAI

6.まとめ

いかがでしたでしょうか。

データの管理と運用、監視に当たってビジネス的な負担とシステム的な負担が発生しないことを目的とするないようですね。

かなりのボリュームなので、自分も何度も読み込んで落とし込んでいきます。

他にも色々と標準機能やSalesforce機能について紹介していますので、ご覧ください。

ではでは！