こんにちは。にいるです。
今回はSalesforce CRM Content関連でのコンテンツパックとコンテンツ配信について、見ていきたいと思います。
・【ヘルプ】Salesforce CRM Contentのコンテンツパックの作成および変更
1.コンテンツパックとは
コンテンツパックとは、ドキュメントやファイルを複数まとめたものです。
そのコンテンツパックには、Salesforce CRM Contentにある全てのファイルを追加できます。
追加できるファイルの種類は、テキストファイルや画像ファイル、PDFやOfficeのファイルやGoogleドキュメントなど様々なものが含まれます。
そして、そのファイルをメールなどで追加したコンテンツパックを他ユーザやリード、取引先責任者に共有することができます。
コンテンツ配信の受信者は、共有されたURLをクリックすれば、コンテンツのプレビューとダウンロードができます。
配信後は、配信したコンテンツパックの表示回数やダウンロードされたドキュメントを確認することができます。
2.コンテンツパックでできること
コンテンツパックはライブラリから作成する事ができます。
新規作成ボタンを押すと、このような画面が開きます。
ファイルを検索すると、上部に検索結果のファイルが表示されます。
検索結果のファイルを下部に追加してみます。
すると、コンテンツパックの名称や登録ライブラリを指定する編集画面が表示されるので、必要な項目を入力します.
これでコンテンツパックの登録が完了です。
当然、パックなので複数のファイルを1つのコンテンツパックに含めることができます。
ちなみに1つのコンテンツパックに追加できるファイル数は50個までのようです。
3.コンテンツパックの注意事項
コンテンツパックを作成した後に、[コンテンツパック作成を有効化]を無効にすると、作成したコンテンツパックは削除されないですが、カスタマイズや編集ができなくなります。
無効化にしても削除されないので、使用を止める場合はコンテンツパックのレコードの削除も必要になるので注意しましょう。
4.コンテンツ配信の方法
コンテンツ配信は、二箇所で行うことができます。
1つ、はライブラリの各レコードのコンテンツの詳細です。
もう1つは、リードや取引先責任者の関連リストから配信することができます。
4-1.ライブラリからのコンテンツ配信
まず配信の権限を付与をしないといけません。
[設定]メニューの[コンテンツ権限]で対象のライブラリ権限レコードを選択します。
レコードを選んで、「コンテンツの配信」にチェックを入れます。
これでライブラリから直接、配信することが可能になります。
ライブラリで配信したいコンテンツを選択します。
カスタムボタン「コンテンツの配信」がちゃんと表示されていますね。
ボタンを押してみます。
送信が完了した状況やファイルのプレビューなどが表示されます。
このプレビューと下記にあるURLを開いた画面が、受信者に表示されそこからファイルが参照できます。
4-2.関連リストからのコンテンツ配信
リードや取引先責任者の関連リストからの配信方法は、まず配信したい相手のレコードの関連リストに「コンテンツ配信」を表示しておきます。
カスタムボタン「コンテンツの配信」を押せば、ファイル選択画面に移動します。
あとはライブラリからの配信と同様、必要な配信の設定をしていくだけです。
ただ関連リストからの配信だと、コンテンツパックが選択できないようです。
※PC上に保存しているファイルのみのようです。
5.まとめ
いかがでしたでしょうか。
ファイルをいくつかまとめて転送したいとき、メールでそのまま添付すればいいという方もいますけど、それだとSalesforce上に履歴が残りません。
コンテンツパックを使用すれば、履歴もしっかり残りますし、誰が何をしているか、そして受信者がダウンロードしたかどうかを確認することもできます。
セキュリティも安全なので、ぜひ皆さんも使用してみてください。
他にも色々と標準機能やSalesforce機能について紹介しています。
そのまとめ一覧ページはこちらになりますので、よければ見てみてください。
ではでは！
コメント