ユーザの管理

こんにちは。にいるです。
今回はユーザの管理について紹介したいと思います。

新入社員が入社した場合に新しくユーザを追加する必要がありますよね。
Salesforceでは、ユーザオブジェクトで新規にユーザを作成することができます。

1.ユーザ単位の設定

1-1.作成したユーザに付与したい権限

主に使用するのは下記かと思いますが、ここでライセンス権限の付与を行います。、
　①マーケティングユーザ
　②ServiceCloudユーザ
　③ナレッジユーザ

1-2.地域の設定

ユーザによってタイムゾーン、地域、言語、通貨の詳細設定が行えます。
→グローバル展開している会社や部署なら必要ですね。

2.Salesforceではユーザ削除はできない

では次にユーザの削除はできるのか？
答えは「No」です。
ですが、システム上、ユーザの無効化が可能です。
それにより、ライセンスの解放とそのユーザでのログインを不可にすることができます。
ここで考えておきたい「ユーザを削除できないケース」には何があるか見てみましょう。

・ワークフローメールアラートの唯一の受信者
・カスタマーポータルのシステム管理者（現コミュニティなのでそんなに気にしなくていいかも）

次にユーザを削除する際に、設定しておきたいことを見てみましょう。
今まで商談やTodo、活動予定を管理していたメンバーが突然いなくなるのは会社にとっては大きな痛手になるかと思います。
引継ぎ期間を設けてしっかりと抜け漏れが無いようにやっておきたいですよね。
Salesforceのシステム上でも、ユーザ無効化に伴い設定しておくことがありますので紹介します。

2-1.レコードアクセス

直接共有とチームメンバーで共有されたレコードへのアクセス権は無くなります。
そして、その無効化ユーザの上位ロール階層ユーザもそのレコードを参照できなくなります。

2-2.商談、取引先チームへの影響

無効されたユーザは他ユーザのデフォルトチームのメンバーから削除されます。
また、自分のデフォルトチームであれば削除されることはありません。

2-3.無効化ユーザが所有するレコードへのアクセスがどうなるか

設定すれば、無効化ユーザが所有する取引先や商談、カスタムオブジェクトレコードの作成や編集は可能です。
ですが、理想は無効化する前にレコードの所有権を移行しておくほうが良いですね。
ちなみにどうしても無効化するのが難しい場合、セキュリティのことを考えてユーザアカウントの凍結しておきましょう。
凍結しておけば、そのユーザがログイン不可になるだけなので、他ユーザへのアクセス影響は発生しません。

凍結についての公式ヘルプはこちらから。

その一つである認定アドミニストレータの試験対策問題を作成しましたので、興味ある方はぜひ、こちらから試してみてください。

他にも色々と標準機能やSalesforce機能について紹介しています。
そのまとめ一覧ページはこちらになりますので、よければ見てみてください。
・Salesforceの機能ページまとめ一覧ページ

ではでは！