こんにちは。にいるです。
最近、Twitterで「新卒全員が無事にアドミン合格しました」というエンジニアの方のツイートを見ました。
2週間くらいの研修で取得されたようなので研修内容を知りたいなと思いました。
今回はアドミン試験範囲の「10.ワークフロー/プロセスの自動化」、ワークフローについて紹介したいと思います。
1.ワークフローとは
まずワークフローとは社内手続きを自動化するツールのことを指します。
例えば、100万円以上の商談が成立した場合に営業部全体に自動で通知メールを送る、ウイルスソフトの有効期限30日前に自動でメール通知をするなど。
ある条件を指定して、その条件を評価してアクションを実行することが、ワークフローです。
2.ワークフローでできること
ワークフローアクションには4つの種類があります。
2-1.メールアラート
テンプレートを使用してメールを送ることができます。
→これはそのままですね。用意しておいたメールテンプレートでメールを送ることができます。
2-2.項目自動更新
項目を自動で更新します。
→値によってレコードタイプも変更することができます。非表示にする項目もここで制御できます。
2-3.アウトバウンドメッセージ
外部サービスに項目データを送信することができます。
→僕はSlackに承認非承認のメッセージを送信していました。SNSと連携するのは便利ですね。
2-4.ToDoアクション
ToDoを自動で作成して、任命先も指定します。
→Todoの任命先はユーザかロールを指定できるんですが、複数のユーザに割り当てることはできないです。
もし複数のユーザに割り当てるなら複数のTodoを作成する必要があります。
3.ワークフロールール
評価条件とルール条件の組み合わせです。
・評価条件：「作成されたとき」、「作成されたとき、および編集されるたび」、「作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき」
・ルール条件：「条件が一致する」、「数式の評価がtrueになる」
例えば、地域が日本の取引先が作成されるたびのルールを定義する場合は下記のように設定します。
ルールを定義したあとはどのアクションを起動させるかを定義します。
・任命先はユーザでもロールでも可能
・期日を作成日の翌日に設定
という風に自分だけが担当するレコードを自動で追跡できるようになります。
4.まとめ
いかがでしたでしょうか、
今回はTodoの作成でしたが、SNSやメールの通知もONにしておけば便利なので皆さんも使用してみてください。
ちなみにSalesforceは資格試験も開催しています。
その一つである認定アドミニストレータの試験対策問題を作成しましたので、興味ある方はぜひ、こちらから試してみてください。
他にも色々と標準機能やSalesforce機能について紹介しています。
そのまとめ一覧ページはこちらになりますので、よければ見てみてください。
・Salesforceの機能ページまとめ一覧ページ
ではでは！