こんにちは、にいるです。
今回は、「ToDoアクション」について説明したいと思います。
1.ToDoアクションとは
ToDoアクションとは、ToDoレコードを自動で作成する機能です。
この機能は、ワークフロールール、承認プロセス、エンタイトルメントプロセスに関連付けて使用します。
何かをするために、一つ一つToDoレコードを手動で作成していると忙しい方だとキリがないですよね。
そういう場合に使用できるのが、ワークフロールールを使用したToDoアクションです。
2.ToDoアクションの設定方法
続いて、ToDoアクションの設定方法を見ていきたいと思います。
やることは2つです。
| # | ToDoアクションの設定でやること |
| 1 | ToDoを設定するオブジェクトを決めます |
| 2 | 任命先、件名、期日、優先度、状況などのToDoレコードの詳細を決めます |
ToDoアクションの設定は、[設定]→[作成]→[ワークフローと承認申請]→[ToDo]から行います。
まずはToDoを作成するオブジェクトを決めます。
次にToDoレコードの詳細を入力します。
詳細は、任命先、件名、期日、優先度、状況などを設定できます。
期日は日付項目（商談作成日）にプラス1日など動的な設定が可能です。
これで作成は完了です。
3.ToDoアクション使用時の考慮事項
ToDoアクションを使用する際の、主な考慮事項の3点を紹介します。
まずは、任命先に複数のユーザを設定できないことです。
その場合はToDoレコードを複製して、それぞれのユーザに割り当てる必要があります。
次に、主従関係時の場合です。
カスタムオブジェクトが標準オブジェクトと主従関係にある場合、カスタムオブジェクトのレコード所有者は標準オブジェクトの所有者に連動するため、カスタムオブジェクト側に作成されるToDo所有者は標準オブジェクトレコードの所有者になります。
ここも注意しておきましょう。
最後に、作成者項目についてです。
ToDoアクションにより作成されるToDoレコードの作成者は、ルールを起動したユーザになります。
商談発生時にToDoを作成するルールの場合は、商談レコードを作成したユーザがToDoの作成者に設定されます。
4.まとめ
いかがでしたでしょうか。
ToDoアクションはアクションの中で、唯一レコード作成が実現できるアクションです。
プロセスビルダーであれば、どのオブジェクトのレコードも作成はできますが、ワークフロールールではToDoのみです。
一番シンプルな画面操作でレコード作成のプログラムを作成できる機能なので、使えるように覚えておきたいですね。
皆さんもぜひ色々と試してみてください。
他にも色々と標準機能やSalesforce機能について紹介していますので、ご覧ください。
ではでは！
