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【Salesforce】公開グループの使い方

こんにちは、にいるです。

今回は、公開グループの使い方について説明したいと思います。

【ヘルプ】グループの作成と編集
【ヘルプ】公開グループに関する考慮事項

1.公開グループとは

公開グループとは、ユーザやロール、テリトリー、グループによって構成されているユーザの集合体です。

1-1.公開グループを作成できるユーザ

公開グループを作成(編集)できるのはシステム管理者と代理管理者だけです。

ただ非公開グループであれば、他のユーザでも自分の非公開グループの作成・編集ができます。

1-2.公開グループを使用してできること

公開グループを使用した主な使用方法は、

です。

特に「共有ルールによるデフォルトの共有アクセスの設定」や「他のユーザとのレコードの共有」が重要になってくると思うので、

公開グループを使用すれば複数のユーザとレコードの共有ができる

と言うことを覚えておきましょう!

2.公開グループの設定方法

公開グループは[設定]→[公開グループ]→[新規]をクリックして作成することができます。

次にこの公開グループを使用した共有ルールを取引先責任者に設定してみます。
共有ルールは[設定]→[共有設定]から設定ができます。

次に共有ルールの名前やAPI名を入力します。

今回は内部ユーザが所有している取引先責任者のレコードを作成した「公開グループA」に所属するユーザ全員に参照権限を設定します。

そのため、設定は、

にします。

これで公開グループAへの取引先責任者の参照権限が付与される共有ルールの設定が完了です。

3.公開グループ設定時の考慮事項

公開グループを設定する際に考慮すべきことがあります。
闇雲に作成するとメンテナンスが大変になり、組織の運用実態と整合性が取れなくなります。

なので、下記の点を考慮した設計を心がけましょう!

4.まとめ

いかがでしたでしょうか。

公開グループを使用すると、複数のユーザに対して一括で共有ルールを設定することができます。
今回は共有ルールを使用した公開グループの使用方法でしたが、共有ルール以外にも公開グループは使用できる箇所があるので、一例として覚えておきましょう。

公開グループを使用すればメンテナンスも容易になるため、使いこなすことができればとても便利です。

皆さんもぜひ色々と試してみてください。
他にも色々と標準機能やSalesforce機能について紹介していますので、ご覧ください。

ではでは!