【Salesforce】監査項目値の設定方法

こんにちは、にいるです。

監査項目をご存知でしょうか。

監査項目とは、Salesforceの作成日や作成者、最終更新日、最終更新者といったシステム項目のことです。

これらはレコード画面上では編集不可になっているため、値を変更しようとしても変更ができません。

ですが、特定の機能を有効化することで、新規レコード作成時に監査項目値の変更が行えるようになります。

今回はその方法を紹介したいと思います。

・【ヘルプ】監査項目の設定の有効化
・【ヘルプ】「監査項目の作成」を有効化する前の考慮事項

1.監査項目について

監査項目とはシステム項目のことを指します。
※Salesforceのドキュメントにも監査項目とあるので、この記事ではシステム項目を監査項目として扱います。

全体としては下記の4つになりますが、後述するリードのコンバート情報も監査項目になります。

■監査項目

#	項目名	API名
1	作成日	CreatedDate
2	作成者	CreatedByID
3	最終更新日	LastModifiedDate
4	最終更新者	LastModifiedbyID

■リードのみの監査項目

#	項目名	API名
1	リードの変換日	ConvertedDate
2	リードの変換先の取引先ID	ConvertedAccountId
3	リードの変換先の取引先責任者ID	ConvertedContactId
4	リードの変換先の商談ID	ConvertedOpportunityId

2.監査項目が使用できるオブジェクト

監査項目を使用できるオブジェクトも限られています。
限られているといってもメインどころは使用できるので、特に問題はないと思います。

■監査項目を使用できるオブジェクト一覧

#	項目名	API名
1	取引先	Account
2	キャンペーンメンバー	CampaignMember
3	ケース	Case
4	ケースコメント	CaseComment
5	取引先責任者	Contact
6	契約	Contracts
7	フィードコメント	FeedComment
8	フィードアイテム	FeedItem
9	アイデア	Idea
10	ユーザがアイデアに応答して送信するコメントを表します	IdeaComment
11	リード	Lead
12	商談	Opportunity
13	投票	Vote
14	作業指示	Work Order
15	ToDo および行動	Task and Events
16	すべてのカスタムオブジェクト	All Custom Objects
17	添付ファイル	Attachments

3.権限の有効化

続いて、監査項目値の変更方法です。

組織の全体設定とプロファイルもしくは権限セットでの権限付与をする必要があります。

3-1.「レコードの作成時に監査項目を設定」および「無効な所有者のレコードを更新」ユーザ権限の有効化

[設定]→[カスタマイズ]→[ユーザインターフェース]をクリックします。
「レコードの作成時に監査項目を設定」および「無効な所有者のレコードを更新」ユーザ権限を有効化という項目があるので、これにチェックを入れます。

3-2.レコードの作成時に監査項目を設定

次にプロファイルに対して、権限を設定します。

これもただプロファイル項目にチェックを入れるだけで完了します。

この機能は、データローダなどのAPI操作でレコードを作成するときに、監査項目の設定権限をユーザに付与するものです。

3-3.無効な所有者のレコードを更新

最後にもう一つの権限設定を行います。

この機能を使用して、無効な所有者のレコードの所有者と共有設定ベースの項目の更新をユーザに許可することができます。

これで設定は完了です。

4.権限セットの作り方

今回、設定するシステム管理者は標準プロファイルなので、権限セットの作り方も掲載しておきます。

必要なシステム権限にチェックを入れておきます。

あとはこの権限セットを監査項目値の変更を許可したいユーザに割り当てるだけです。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか。

Apexや宣言的カスタマイズ（ワークフロー、プロセスビルダー）の作成で監査項目を使うことがあると思います。
この権限はそのテスト・検証に使えるので、知っておきたい知識になると思います。

皆さんもぜひ色々と試してみてください。
他にも色々と標準機能やSalesforce機能について紹介していますので、ご覧ください。

ではでは！